会議メモから議事録とタスクを作るには、①手元のメモをAIに渡して議事録の下書きと「担当・期限つきのタスク一覧」を作らせ、②人が事実確認と担当の割り当ての最終判断をし、③タスク管理表へ登録する、の3段階で進めます。この記事では、AIに渡す入力例・人が確認するチェックリスト・かかる時間を自分で測る方法まで、そのまま真似できる形でお伝えします。
1. 会議のあと、こんな場面になっていませんか
打ち合わせが終わって、手元にはメモが残ります。走り書きの箇条書き、ノートアプリのメモ、あるいは録音の文字起こし。「あとで整理しよう」と思ったまま、次の予定が始まってしまう。
数日たって見返すと、こんなことが起きています。
- 何が決まったのか、自分でも読み返さないと思い出せない
- 「これはAさんかBさんか、どっちがやる話だっけ」と担当があいまい
- 「今週中」と言った気がするけれど、期限を誰も書いていない
- 結局、決めたはずのことが動かないまま次の会議になる
小さな会社では、会議の進行も、メモ取りも、そのあとの段取りも、社長が一人で抱えていることが多いものです。メモを整える時間そのものが取れず、放置され、決めたことが前に進まない。これは能力の問題ではなく、単純に「整理する手が足りない」だけです。
この「メモを整えて、誰が何をいつまでにやるかを決める」部分は、AIに下書きを任せやすい仕事です。
2. まず、いまの自分の状態を書き出す
改善する前に、いまどれくらい時間がかかっているかを一度書き出してみてください。あとで効果を比べるための出発点になります。次の欄を、自分の言葉で埋めてみましょう。
- 1回の会議のあと、メモを議事録の形に整えるのにかかっている時間：___分
- そこから「誰が・何を・いつまでに」を書き出すのにかかっている時間：___分
- いまその作業をやっているか、それとも放置しているか：___
- 「これができていれば合格」と言える状態（完成条件）：___
完成条件は具体的にしておくのがおすすめです。たとえば「決まったこと・担当・期限の3つが1枚にまとまっていて、翌朝そのまま各自に共有できる状態」のように、誰が見ても同じ判定になる書き方にします。ここがぼんやりしていると、AIに任せても「何をもって終わりか」が決まらず、下書きの質もぶれます。
完成条件のつくり方に迷うときは、AI業務棚卸しの記事で「どの仕事をAIに任せるか」の見つけ方を紹介しているので、あわせて読んでみてください。
3. AIへ渡す入力例（このままの形で使えます）
AIに渡すのは、きれいに整える前の「素のメモ」で構いません。むしろ整えないまま渡したほうが、整理の手間ごとAIに任せられます。ここでは秘密情報を含まない、汎用の例を載せます。実際に使うときは、社名や個人名はそのまま入れず、後述のとおり注意してください。
【会議メモ（素のまま）】
日付：7月18日 10時〜10時40分
参加：自分、Aさん、Bさん
・新商品の案内ページ、今月中に公開したい
・写真がまだ足りない。Aさんが撮影の手配
・文章はBさんがたたきをつくってAさんが確認
・価格は据え置きで決定
・問い合わせ先の電話番号、古いままかも。要確認
・次回打ち合わせは来週あたり
・キャンペーンやるかは保留、来月あらためて相談このように、時系列も担当もばらばらで、「保留」や「〜かも」といったあいまいな発言が混ざっているのが普通のメモです。それをそのまま渡して構いません。
4. AIで行う手順（プロンプト例つき）
お使いのAIチャット（ChatGPTなどのやりとり型のAI）に、次の順で指示していきます。プロンプト例はそのままコピーして使えます。
手順1：議事録の下書きを作らせる
あなたは会議の記録係です。以下の会議メモを、議事録の下書きに整えてください。
・「決まったこと」「保留・持ち越し」「確認が必要なこと」の3つに分けてください
・私の推測は加えず、メモに書かれている事実だけを使ってください
・メモに書かれていない情報は「記載なし」としてください
（ここに、3章の形式のメモを貼り付ける）手順2：担当・期限つきのタスク一覧を作らせる
上の議事録をもとに、実行すべきタスクの一覧を作ってください。
各タスクに次の4つをつけてください。
・やること（一文で）
・担当（メモに書かれている人。書かれていなければ「未定」）
・期限（メモにあればその日付。なければ「要確認」）
・完了の条件（何ができたら終わりと言えるか）
表の形にしてください。ここで大事なのが、最後の「完了の条件」です。私たちNoBorderでは、社内のすべてのタスクに「何をもって終わりか」を必ず書くルールにしています。これを入れるだけで、あとから「これって終わったの?」というやり取りが減り、議事録からタスクに落とす作業の品質が大きく変わる、というのが自社で運用してきた実感です。AIにも最初からこの条件を書かせておくと、担当者に渡したときに解釈のずれが起きにくくなります。
手順3：あいまいな点を洗い出させる
このタスク一覧の中で、担当や期限が「未定」「要確認」になっている箇所、
および私が会議後に判断すべき点を、箇条書きで挙げてください。こうすると、人が最後に決めるべき点がはっきりします。AIに全部を決めさせるのではなく、「決める材料を整えてもらう」使い方です。私たちも自社の打ち合わせでは、AIがここまでの下書きを作り、社長は「承認するかどうかの判断」だけを行う分担にしています。
5. 人が確認・判断する箇所（チェックリスト）
AIの下書きは、そのまま使わず必ず人が目を通します。特に次の4点は確認してください。
- 発言の事実誤認がないか：AIが話をまとめる途中で、言っていないことを補ったり、意味を取り違えたりしていないか。元のメモと突き合わせる。
- 担当の割り当ては正しいか：「未定」になっている担当を、誰にするか自分で決める。AIが勝手に割り振った担当があれば、本人の状況を踏まえて見直す。
- 期限は無理のない現実的な日付か：「今月中」を具体的な日付に直し、その人の他の仕事量から見て実行できるかを判断する。
- 秘密情報が混じっていないか：顧客名・個人名・金額・連絡先などが下書きに残っていないか確認する。社外に共有する議事録なら、なおさら注意する。
このチェックは慣れれば数分で終わります。AIが作るのは「たたき台」、正しさを保証するのは人、という役割分担を崩さないことが大切です。
6. AIに任せない範囲
下書きづくりはAIに任せられますが、次のことは人がやります。
- 担当者への正式な依頼：「あなたにお願いします」と伝えて引き受けてもらうのは人の仕事。AIが表に書いた担当は、あくまで案です。
- 期限の約束：相手や顧客に対して「いつまでにやります」と約束するのは人が決めます。AIが置いた日付を、そのまま外に出さない。
- 顧客名や個人情報を含むメモの扱い：実名や取引先の情報が入ったメモを、そのままAIに貼るかどうかは慎重に。社名は「A社」、人名は「Bさん」に置き換えてから渡す、録音の文字起こしは個人が特定できる部分を消してから渡す、といった一手間をかけます。
どの仕事を任せて、どの仕事を手元に残すかの線引きは、AI導入の30日ロードマップの記事でも考え方を紹介しています。
7. かかる時間を自分で測る
効果は、人から聞いた数字ではなく、自分の会社で測るのが一番確かです。同じ種類の会議で3回、下の表を埋めてみてください。
| 回 | メモを整える時間 | AIで下書き | 人の確認 | 合計 |
|---|---|---|---|---|
| 1回目 | ___分 | ___分 | ___分 | ___分 |
| 2回目 | ___分 | ___分 | ___分 | ___分 |
| 3回目 | ___分 | ___分 | ___分 | ___分 |
比べるのは、いまのやり方（2章で書き出した時間）と、AIを使ったときの合計です。回を重ねると、プロンプトの指示に慣れて確認の時間が短くなっていくはずです。もし合計が減っていなければ、プロンプトの指示が具体的か、完成条件を先に決めているかを見直してみてください。
8. コピーして使えるひな形
議事録とタスク一覧を1枚にまとめるひな形です。このままお使いのメモアプリや表計算に貼り付けて使えます。
■ 議事録（日付： ／ 参加： ）
【決まったこと】
・
・
【保留・持ち越し】
・
【確認が必要なこと】
・
■ タスク一覧
| 決まったこと | 担当 | 期限 | 完了の条件 | 確認した人 |
|--------------|------|------|------------|------------|
| | | | | |
■ 次回の会議： 「確認した人」の欄は、人が最終チェックをした印です。ここが空のまま外に共有しない、と決めておくと、AIの下書きがそのまま出ていく事故を防げます。
9. どの仕事をAIに任せられるか、まず全体を見たいときは
議事録づくりは、AIに任せられる仕事のひとつの例にすぎません。「自分の会社では、ほかにどんな仕事をAIに任せられるのか」を先に見渡したい方には、無料の資料を用意しています。
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30の項目に沿ってチェックしていくだけで、自分の会社で「任せられそうな仕事」と「人が残すべき仕事」の見当がつきます。会議メモの整理から始めてみて、慣れてきたら次の仕事へ、と広げていく入口としてお使いください。
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